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随着数字化的普及，虽然许多数据已经以电子形式存档，但仍有大量的文件以纸质形式存在。这些文件可能被塞在柜子、档案夹、购物袋里，甚至直接堆放在地上。 然而，即使是数字化时代，保留一些重要的文件仍然至关重要，因为它们可能会在未来的某个时刻派上用场。 根据《华盛顿邮报》19日的报道，整理这些杂乱的文件时，我们必须特别注意十种文档和证明，确保它们得到妥善保管，以免遗失或损坏。否则，如果需要重新申请这些文件，可能会面临相当大的困难。首先是必须永久保存的证件，包括：- 出生证明和领养文档
- 死亡证明
- 结婚证书和离婚证明
- 社会安全卡：尽管社会安全号码可能已经牢记在心，但有时仍然需要出示纸质证件。
- 军方记录，如退役证明：荣誉退役者可能享有丧葬福利。
- 贷款还清证明：当贷款被转售给其他金融机构时，持有相关数据可以避免纠纷。
- 年终工资单：如果公司倒闭，可能需要这些记录来证明自己的薪资情况。
- 先前工作的退休金或养老金记录
- 房地产文件
- 丧礼记录：保留原始记录有助于处理遗产。
根据具体情况，还需要保存一些其他文件，包括：- 贷款文件：在贷款全额还清之前需要保留原始文件。
- 汽车所有权证书
- 大额消费收据：对于高价值物品，如电视、电脑等，收据应妥善保存以备可能的保险索赔。
- 居家修缮支出收据
- 投资文件
另外，有一些数据只需要保存三到七年，包括：- 报税数据：通常应保留三年，但如果涉及债务或证券亏损，建议保留七年。这些数据在将来可能需要用于澄清收入情况，尤其是申请社会安全金时。
- 医疗账单
最后，有一些数据只需保留一年比如信用卡月结单
而自动提款机(ATM)收据和零售店收据则不需要保留超过一个月。一旦收到信用卡月结单后，这些收据就可以销毁了。
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